一、申請資助流程

1.申請人于每月第一周或第三周到學院辦理申請手續（須開會前2-3個月申報），須提交如下材料：

（1）《山東大學資助研究生參加國際學術會議（境外）申請表》；

（2）會議主辦方出具的正式邀請函錄用通知、論文錄用類别（ORAL或POSTER）證明（請附正式證明函件有官方簽名或大會正式program），邀請函需提供導師簽名的中文翻譯件；

（3）提交導師審核簽字論文原稿，格式按國内外正式期刊投稿格式，且作者為第一作者、山東大學為第一署名單位；

（4）外語水平證明；

2.導師、學院對研究生提交的材料進行審核，在《山東大學資助研究生參加國際學術會議（境外）申請表》上簽署意見，并由主管院長簽字蓋章；有兩名及以上學生參加同一會議，學院須推薦排序,未資助者優先考慮。

同時提交簽字蓋章《山東大學因公出國、赴港澳申報表》,詳見“二、辦理出國（境）審批手續”

   3.學院填寫《山東大學在校研究生參加國際學術會議彙總表》，并加蓋單位公章，與申請材料一并交至研究生院培養辦公室（明德樓B317）。

二、辦理出國（境）審批手續

1.個人申請：

（1）國際事務部網站——出入境事務——出國出境——相關下載——《山東大學因公出國、赴港澳申報表》，附并邀請信複印件及中文翻譯件等材料，詳見國際事務部網站。

2.學院審核：《山東大學因公出國、赴港澳申報表》需所在單位負責人簽署意見并加蓋公章（醫學類研究生此處由齊魯醫學部審核簽字蓋章）。

3.研究生院：B317審核-B305簽字-B331蓋章。

4.國際事務部辦理審批手續：國際事務部C315。

5.赴台灣審批程序同上，具體見國際事務部網站。

三、報銷流程(每周三上午)

研究生院經費報銷範圍包括機票、住宿費、會議注冊費等；夥食費和差旅補助等不在報銷範圍内。

1.報銷之前請将電子版的會議總結、參會照片等材料發到郵箱hwjl@sdu.edu.cn。

2.攜帶護照、發票等參會相關材料至國際事務部（明德樓C315）辦理核銷手續。

國際事務部會審核後，提供簽字蓋章的“山東大學因公出國境外彙開支預算表”、“臨時出國境用彙核銷單”。

3.财務報賬大廳審核、填寫報銷單

（1）攜帶國際事務部出具的“山東大學因公出國境外彙開支預算表”、“臨時出國境用彙核銷單”、“山東大學出國赴港澳任務批件”到财務報賬大廳11号“外彙報銷”窗口審核。

（2）從财務報賬大廳領取 “山東大學差旅費結算表”，将其餘發票按要求粘貼填寫，并請财務人員核實是否符合報銷要求。

4.辦理好以上手續，攜帶已填寫并粘貼的“臨時出國境用彙核銷單”和“山東大學差旅費結算表”等報銷單據及參會相關材料至研究生院培養辦（明德樓B317）辦理相關手續。參會相關材料包括：

（1）會議日程安排（含有本人發言或報展的日程頁原件、複印件）、會議論文集等會議材料；

（2）護照原件及首頁和标有出入境日期頁面的複印件；

（3）相關發票原件；

（4）山東大學出國赴港澳任務批件（由國際事務部出具）。

四、其他

1.已經獲得資助名額者，如未能成行，資助名額自動取消，不可轉為資助參加其它會議、不得轉讓他人使用；改為申請其它會議參會資助者，須重新申報。

2.如申請人正在境外交流，欲往第三地參加國際會議則暫不能申請該項目資助。

3.2017山大公派項目QQ群 237251702，入群者申請加入參加“國際會議讨論組”。